Jobba smartare, inte hårdare – så skapar ni hållbara arbetssätt

Dagen börjar med en plan. Men sedan kommer möten, mejl, Teams-meddelanden, chattar, frågor och nya uppgifter. När arbetsdagen är slut finns fortfarande det viktigaste kvar.

Redan 2008 upplevde Magnus att arbetsdagarna ”gick upp i rök”. Lösningen verkade vara att arbeta mer och ta med datorn hem. Till slut blev belastningen så hög att han insåg att han behövde hitta ett annat sätt att arbeta.

Hans erfarenhet blev att små förändringar, genomförda konsekvent över tid, kan skapa stora skillnader. Det handlar inte om att göra mer – det handlar om att arbeta smartare.

Vi arbetar i fler digitala kanaler, samarbetar över geografiska gränser och använder allt fler verktyg. AI adderar ytterligare möjligheter och komplexitet, samtidigt som kraven och förändringstakten ökat.

Om två personer har olika förväntningar på hur samarbetet ska fungera, var information ska sparas eller vilken kanal som ska användas, skapas friktion. Var och en kanske arbetar effektivt – men tillsammans blir arbetssättet ineffektivt.

Personlig effektivitet är viktig, men de flesta av oss arbetar inte ensamma. Magnus beskriver därför tre perspektiv:

Det är samspelet mellan de tre som blir viktigt. En organisation kan ha väldigt effektiva individer och ändå ha ineffektiva arbetssätt.

• Personlig effektivitet – hur individen planerar, prioriterar och arbetar.
• Samarbetseffektivitet – hur människor arbetar tillsammans, kommunicerar och skapar gemensamma arbetssätt.
• Ledareffektivitet – hur ledare skapar förutsättningar för tydlighet, prioritering och effektivitet.

Självständighet och autonomi kan skapa frihet och ansvar. Men om det saknas gemensamma principer för samarbete kan resultatet bli det motsatta. Nya verktyg och kanaler adderas, nya medarbetare tar med sig arbetssätt från tidigare organisationer – och till slut har arbetssättet vuxit fram organiskt snarare än designats medvetet.

Resultatet kan bli fler avbrott, mer kommunikation och större osäkerhet kring vad som gäller. Organisationer behöver inte detaljstyra hur människor arbetar, men de behöver skapa tydlighet kring hur samarbetet fungerar.

När nya initiativ och projekt lanseras utan att syftet är tydligt för dem som ska genomföra dem uppstår lätt frustration och onödig belastning. Magnus beskriver tydlighet som ett av chefens viktigaste uppdrag. Chefer behöver bli tydliga med:

• Varför gör vi detta?
• Vad är viktigast?
• Vad börjar vi med?
• Vad förväntas av oss?

Att fråga en medarbetare hur mycket som ligger på bordet kan ibland uppfattas som detaljstyrning. Magnus beskriver det snarare som ett sätt att visa intresse och ta ansvar för arbetsmiljön. Frågor om arbetsbelastning kan exempelvis vara:

Poängen är inte att kontrollera varje detalj, utan att förstå om det finns en rimlig relation mellan krav, resurser och förutsättningar.

• Vad är viktigast just nu?
• Hur mycket ligger på ditt bord?
• Är prioriteringarna rimliga?
• Finns det resurser för uppgifterna?
• Vad behöver prioriteras bort?
• Hur kan vi skapa bättre förutsättningar?

Det är lätt att lägga ansvaret på individen: lär dig prioritera bättre, använd mindfulness, planera din tid. Det kan vara värdefulla verktyg – men om systemet runt individen är otydligt eller dysfunktionellt räcker det inte.

”Personlig effektivitet kan aldrig lösa ett systemfel.”

— Magnus Bornäs

Individen har ett ansvar för sitt eget arbetssätt. Men organisationen har samtidigt ett ansvar för att skapa förutsättningar för människor att lyckas.

IT ansvarar för systemen, men kanske inte för hur organisationen ska arbeta i dem. HR kan ha ett intresse av arbetssätten men saknar ibland mandat. Ledningsgruppen har det övergripande perspektivet men arbetar ofta med andra strategiska frågor.

Resultatet blir ett organisatoriskt mellanrum där ingen riktigt äger frågan. Det väcker en viktig fråga: vem ansvarar för att våra arbetssätt faktiskt fungerar?

Att utveckla arbetssätt kan låta som ett enormt förändringsprojekt, men Magnus menar att det ofta är tvärtom: välj ett konkret problem, bryt ner det i ett litet första steg, testa, lär, förbättra – och fortsätt.

Han beskriver stora, otydliga arbetsuppgifter som ”amöber” eftersom de blir så diffusa att ingen vet hur man ska börja. Lösningen är att göra arbetet konkret och litet nog att genomföras. Arbetssätt blir aldrig helt färdiga – de behöver utvecklas över tid.

Särskilt när olika experter och funktioner behöver arbeta tillsammans blir gemensamma principer viktiga. Då behöver inte varje samarbete uppfinna sina egna regler. Frågor att enas om:

• Hur samarbetar vi?
• Hur fattar vi beslut?
• Vilka kanaler använder vi?
• Vad ska kommuniceras var?
• Hur delar vi kunskap?
• Vad förväntar vi oss av varandra?

Många organisationer använder Teams, Slack, mejl och andra kanaler parallellt – ofta för samma typ av kommunikation: bråttomkommunikation. När organisationen hela tiden driver upp tempot skapas ytterligare stress.

Samtidigt riskerar erfarenhetsutbytet att försvinna: vad har vi lärt oss, vad fungerade och hur undviker vi att göra samma misstag igen? Strukturer för erfarenhetsutbyte kan vara minst lika viktiga som snabba kommunikationsvägar.

Fler digitala verktyg betyder inte automatiskt bättre kommunikation. Ibland passar text, ibland en kort video, i andra situationer behövs ett samtal – särskilt i distribuerade team över olika platser och tidszoner.

Frågan blir inte vilket verktyg vi använder, utan vad mottagaren behöver förstå och vilken kommunikationsform som hjälper oss att nå fram.

Magnus ser stor potential i AI som stöd för att formulera budskap, bearbeta information och komma igång med kvalificerat arbete. Men han lyfter också risken att vi slutar tänka själva och skapar stora mängder innehåll som inte tillför värde.

Hans princip är enkel: tänk först, använd sedan AI för att utveckla och förbättra. Tekniken ska minska onödig belastning och frigöra kapacitet – inte automatisera fram ännu mer information och ännu högre tempo.

Magnus önskan för framtidens arbetsplats är att människor ska kunna gå till jobbet och känna att de kan göra sitt jobb: att de vet vad som förväntas, har rätt förutsättningar, kan samarbeta effektivt och att arbetssätten skapar tydlighet snarare än onödig friktion.

Vi är en del av systemet och påverkar varandras arbetsdagar genom hur vi kommunicerar, prioriterar, samarbetar och leder. Så kanske den viktigaste frågan är: vilket litet arbetssätt kan vi förändra redan idag?

I avsnittet delar Magnus Bornäs konkreta perspektiv på personlig effektivitet, samarbete, ledarskap, arbetsbelastning, digital kommunikation och AI – ett samtal om hur vi kan jobba smartare, inte hårdare, och skapa arbetsplatser där människor får bättre förutsättningar att göra ett bra jobb.