Att mäta medarbetares välmående är bara början. För att skapa verklig förändring behöver organisationer kunna omsätta data och insikter i prioriteringar, strategier och konkreta insatser.
Många organisationer samlar redan in stora mängder data om medarbetare, arbetsmiljö och engagemang. Medarbetarundersökningar, wellbeing-index, sjukfrånvaro, personalomsättning och andra nyckeltal kan ge värdefulla insikter.
Men själva mätningen skapar inte förändring.
Värdet uppstår först när organisationen förstår vad datan betyder, kopplar den till verksamhetens mål och använder insikterna för att prioritera vad som behöver utvecklas.
Det är grunden i ett mer strategiskt och datadrivet arbete med wellbeing.
Vad innebär en wellbeing-strategi?
En wellbeing-strategi handlar om att skapa en tydlig riktning för hur organisationen arbetar med medarbetares hälsa och välmående, och hur detta hänger ihop med arbetsmiljö, engagemang och verksamhetens mål.
Det handlar alltså inte om att samla så många hälsoinsatser som möjligt.
I stället behöver organisationen förstå:
- Vad är viktigt för oss?
- Hur mår våra medarbetare idag?
- Vilka faktorer påverkar välmående och engagemang?
- Var finns våra största utvecklingsområden?
- Vad behöver vi prioritera?
- Hur vet vi om våra insatser leder åt rätt håll?
Datadrivet HR-arbete handlar enligt guiden inte bara om att samla siffror, utan om att förstå sambanden mellan människor, kultur och affärsresultat. Data kan hjälpa organisationen att ställa bättre frågor, prioritera och följa upp det som är viktigt.
Från att mäta till att förstå
Det är lätt att fastna i själva mätningen.
En medarbetarundersökning genomförs. Resultaten presenteras. Några områden får grönt och andra rött. Därefter startas olika aktiviteter.
Men ett strategiskt arbetssätt börjar med en annan fråga: Vad försöker vi förstå?
För att kunna använda data behöver organisationen först ha en tydlig målbild. Vilka verksamhetsmål är viktigast just nu och vilka förutsättningar behöver finnas hos människor, team och organisation för att nå dem?
Därefter kan rätt data och relevanta nyckeltal identifieras.
På så sätt blir mätningen en del av ett större sammanhang, snarare än ett mål i sig.
Välmående behöver ses i relation till verksamheten
Wellbeing är inte en isolerad HR-fråga.
I guiden beskrivs ett strategiskt HR-arbete som ett sätt att synliggöra mönster i bland annat engagemang, prestation, arbetsmiljö och hälsa och använda dessa insikter för att fatta beslut.
Det betyder inte att allting behöver översättas till kronor och ören.
Det betyder att organisationen behöver förstå vilka förutsättningar som är viktiga för att verksamheten ska fungera och utvecklas.
Det kan exempelvis handla om:
- engagemang och motivation
- arbetsbelastning och stress
- ledarskap och tillit
- kompetens och utveckling
- sjukfrånvaro
- personalomsättning
- arbetsmiljö
- wellbeing
- produktivitet
När dessa perspektiv kopplas samman blir det lättare att se var organisationen behöver agera.
Ledande och släpande KPI:er
En viktig del av ett datadrivet wellbeing-arbete är att skilja mellan ledande och släpande indikatorer.
Släpande KPI:er visar vad som redan har hänt. Det kan exempelvis vara sjukfrånvaro, personalomsättning eller produktivitet.
Ledande KPI:er kan däremot ge tidigare signaler om utvecklingen. I guiden nämns bland annat medarbetarengagemang, stressnivåer och wellbeing-index som exempel.
Båda perspektiven behövs.
De släpande indikatorerna hjälper organisationen att förstå resultatet av tidigare beslut och beteenden. De ledande indikatorerna kan hjälpa organisationen att identifiera utveckling och risker tidigare.
Det viktiga är därför inte att mäta så mycket som möjligt, utan att hitta de indikatorer som faktiskt hjälper organisationen att förstå och styra sitt arbete.
Vilka KPI:er ska ni mäta?
Det finns ingen universell lista över rätt wellbeing-KPI:er.
Vilka mått som är relevanta beror på organisationens mål, verksamhet och nuläge.
Några frågor kan hjälpa er att välja:
- Vilka är våra viktigaste verksamhetsmål just nu?
- Vilka förmågor och förutsättningar behöver vi för att nå dem?
- Vilka data kan ge oss tidiga signaler på att vi rör oss i rätt eller fel riktning?
- Vilka resultat vill vi kunna följa över tid?
- Vilka data mäter vi redan idag och hur kan vi använda dem bättre?
Guiden lyfter också vikten av att KPI:erna är relevanta, tillförlitliga, enkla att ta fram och engagerar dem som ska använda dem.
Det är en viktig princip.
En mindre mängd väl valda indikatorer kan vara mer användbar än en stor mängd data som ingen riktigt vet hur den ska användas.
Från medarbetarundersökning till strategisk insikt
En medarbetarundersökning kan ge organisationen en värdefull nulägesbild.
Men nästa fråga är: Vad gör vi med resultaten?
Ett strategiskt arbetssätt innebär att gå vidare från resultat till analys.
Om exempelvis engagemanget är lågt behöver organisationen förstå vad som kan ligga bakom. Finns det samband med ledarskap, arbetsbelastning, tydlighet, utvecklingsmöjligheter eller andra organisatoriska faktorer?
På samma sätt kan en ökning av stressnivåer behöva analyseras i relation till exempelvis arbetsbelastning, resurser, arbetstempo och återhämtning.
Datan ger alltså inte automatiskt svaret.
Den hjälper organisationen att ställa bättre frågor.
Från data till handling
Det är här många wellbeing-strategier avgörs.
Insikter behöver omsättas till konkreta prioriteringar och ansvar.
I guiden beskrivs en femstegsprocess för proaktiv HR:
- Förankra och välj fokus. Tydliggör kopplingen mellan HR-data och verksamhetens mål och välj vilka KPI:er som är viktigast att följa.
- Samla in och kartlägg nuläget. Använd befintliga data, exempelvis medarbetarundersökningar, och komplettera där det behövs.
- Analysera och skapa insikt. Koppla data till orsaker, mönster och verksamhetsmål.
- Skapa en plan och sätt igång. Översätt insikterna till konkreta insatser på lednings-, chefs- och teamnivå.
- Följ upp och dela lärdomar. Följ utvecklingen över tid och använd resultaten i dialog och fortsatt prioritering.
Det skapar en cirkulär process där mätning inte avslutar arbetet, utan blir början på nästa steg.
Välmående behöver följas upp över tid
En wellbeing-strategi är inte ett projekt som blir färdigt när handlingsplanen är framtagen.
Förutsättningarna i en organisation förändras. Nya mål, nya arbetssätt, förändrade krav och nya behov hos medarbetarna påverkar också vad organisationen behöver fokusera på.
Därför behöver uppföljning vara en integrerad del av strategin.
Det kan exempelvis innebära att:
- följa relevanta KPI:er regelbundet
- visualisera trender över tid
- följa upp genomförda insatser
- diskutera resultat i ledningsgrupp och team
- återkommande prioritera om
- dela lärdomar och justera arbetssätt
På så sätt blir data en del av organisationens lärande.
Från reaktivt till proaktivt arbete
Guiden beskriver en utvecklingstrappa från reaktiv HR till proaktiv HR.
Det första steget handlar om att lösa problem när de redan har uppstått. Därefter utvecklas arbetet genom att börja mäta, analysera och identifiera mönster. På högre nivå används data för att förutse utveckling och designa samt följa upp strategiska initiativ.
För wellbeing innebär det en förflyttning från:
"Hur mår vi?"
till:
"Vad påverkar hur vi mår?"
och vidare till:
"Vad behöver vi göra och hur vet vi om det fungerar?"
Det är denna förflyttning som gör mätning strategiskt värdefull.
En wellbeing-strategi börjar med rätt frågor
Det finns sällan behov av att börja med ett nytt system eller ännu en undersökning.
Börja i stället med frågorna.
- Vad vill organisationen uppnå?
- Vilka förutsättningar behöver finnas för att nå dit?
- Vad vet vi redan?
- Vilka data har vi?
- Vad behöver vi förstå bättre?
- Vilka områden behöver prioriteras?
- Och hur följer vi upp om förändringen faktiskt går åt rätt håll?
När de frågorna är tydliga blir det lättare att avgöra vad som ska mätas, varför det ska mätas och hur resultaten ska användas.
Från mätning till en strategisk riktning
Ett datadrivet wellbeing-arbete handlar därför inte om att samla mer data.
Det handlar om att använda rätt insikter för att fatta bättre beslut.
När medarbetardata kopplas till arbetsmiljö, ledarskap, engagemang och verksamhetens mål kan organisationen skapa en tydligare bild av nuläget och prioritera vad som behöver utvecklas.
Mätning → insikt → prioritering → handling → uppföljning.
Det är grunden för ett mer systematiskt arbete med wellbeing.
Och när uppföljningen blir en del av arbetssättet kan strategin utvecklas över tid, i takt med att organisationens behov förändras.